1. Origen.
2. ¿Qué es el Benchmarking?.
3.Ventajas y Desventajas del Benchmarking.
4. Características.
6. Tipos.
7. Aplicaciones.
8. Importancia del Benchmarking.
9. Indicadores de éxito de un Benchmarking.
10. El Benchmarking en la informática.
Origen.
¿Qué es el Benchmarking?.
- Un mecanismo para determinar reducciones de recursos. Los recursos se asignan a la forma más efectiva de apoyar las necesidades y obtener la satisfacción de los mismas.
- Un programa. Es un proceso continuo de la administración que requiere una actualización constante de las mejores prácticas para incorporarlos a la toma de decisiones. Es una metodología estructurada para la obtención de información, flexible para incorporar formas nuevas e innovadoras.
- Una moda pasajera, es una estrategia de negocios ganadora.
Ventajas y Desventajas del Benchmarking.
- Identificar oportunidades de innovación a través del descubrimiento de nuevas tecnologías, ya aplicadas en su propio sector u otros diferentes.
- Identificar aquellos procesos en los que existan diferencias significativas respecto al “mejor del sector”, utilizándolo como estímulo para el cambio y como instrumento de seguimiento de las mejoras producidas.
- Conocer la posición relativa frente a empresas del propio sector o de otros, evitando el estancamiento y ofreciendo diferentes alternativas.
- Conocer con suficiente anterioridad nuevas tendencias y direcciones estratégicas y , en función de éstas, gestionar adecuadamente el cambio.
- Detectar cambios y tendencias en los mercados.
- Seguimiento a relaciones y desarrollo de planes de colaboración.
- Puede ser necesario impartir nociones de ética y cuestiones legales que rodean al intercambio de información de trabajo entre organizaciones, especialmente competidores.
- Alto costo porque se requiere recurso humano capacitado, es un proceso largo, continuo, que requiere muchas horas hombre.
- No es un proceso que deba elegirse cuando se investigan cuestiones rutinarias o de baja o mediana importancia, debe reservarse a cuestiones de importancia vital, que impacte significativamente el desempeño final de la organización.
- Dependencia. El benchmarking cuenta con la confianza de la compañía. Esta es la mayor resistencia a comparar de forma eficaz los procesos de los competidores, debido a que la mayor parte de la información es confidencial.
Características.
- Evalúa un proceso. Al evaluar un punto de referencia, se pone la orientación en una práctica comercial o un proceso de trabajo, y es que tan solo se conseguirán mejoras en una organización realizando ajustes en los procesos actuales.
- El benchmarking se fija en las actividades más exitosas de la competencia.
- La finalidad principal del benchmarking es trasladar la información obtenida, lo que se ha aprendido, a la empresa con una clara vocación de mejora.
- El Benchmarking es un proceso sistemático.
- El Benchmarking se focaliza en la medición de productos, servicios y formas de actuar.
- El Benchmarking propone la comparación y emulación de los mejores competidores o líderes de un sector ó industria.
- Otra de las características del Benchmarking es que considera el beneficio mutuo (el aprendizaje compartido) como principal fuerza impulsora del proceso y como una consecuencia lógica del mismo. Por tanto, el Benchmarking no es un espionaje industrial ni una investigación de mercado. Con el Benchmarking los miembros cooperan e intercambian información con base a un tema central para desarrollar una investigación útil para todas las partes.
Aspectos.
Tipos.
Aplicaciones.
- Cuando la organización tenga la necesidad de mejorar la satisfacción de los clientes a través de mejoras de determinados procesos como producción técnica o atención al cliente. Como también, es propicio usar la herramienta del Benchmarking, cuando la gestión de la organización está orientada hacia el cambio y apuesta por el desarrollo orientado a la excelencia.
- Cuando requiera o necesite competir a un nivel mayor de exigencia en materia de calidad y/o servicio. Es usado, de igual forma, cuando la organización quiera estar permanentemente informado sobre el nivel de competencia global en ciertos procesos o practica de algún sector industrial.
- Cuando en la organización el nivel de madurez organizativo, estandarización de procesos y calidad técnica percibida de parte de los servicios los obliga a competir a escala internacional. También es recomendable usarlo, cuando la empresa requiera incorporar un nuevo desarrollo tecnológico emergente que proporciona alto valor a la calidad y servicio.
- Cuando el desarrollo de la planificación estratégica de la organización los obliga a establecer estándares de servicio y calidad muy superiores a la media del mercado. También es usada esta herramienta cuando se busca establecer mejoras prácticas en ciertos procesos claves que permitan alcanzar una productividad y rentabilidad superior.
- Cuando la organización está ya inmersa en la innovación e implementación de ajustes a sus procesos de producción o de servicio. El Benchmarking, es usado también cuando la dinámica de la industria está cambiando su ritmo acelerado y esos cambios afectan a la productividad y resultados de la organización.
Importancia del Benchmarking.
Indicadores de éxito de un Benchmarking.
- Debe haber un compromiso activo hacia el Benchmarking por parte de la dirección.
- Debe existir objetivos sobre el proyecto del Benchmarking explicados claramente.
- Es necesario un entendimiento claro y extenso de la forma de trabajo propia como la base para comparar con las mejores prácticas en la industria
- Voluntad para modificar y adaptarse a través de los descubrimientos del Benchmarking.
- La organización debe darse cuenta de que la competencia está cambiando y que es necesario anticiparse.
- Voluntad para compartir las informaciones con los socios de Benchmarking.
- Enfocar el Benchmarking primero a los procesos óptimos en la industria y luego aplicarlo.
- Estar abierto a ideas nuevas con creatividad y aplicar innovaciones a procesos actuales.
El Benchmarking en la informática.
El origen del Benchmarking proviene de la naturaleza humana, de la necesidad de ser mejores a medida que transcurre el tiempo. El Benchmarking o comparación referencial, se originó a partir de la necesidad de las compañías para saber cómo se estaban desempeñando otras empresas, con la finalidad de obtener información que les permitiera mejorar los procesos y entrar en un amplio nivel de competitividad. Gracias a la búsqueda continua de mejoras, tanto en los procesos industriales como en los comerciales, se llegaron a encontrar formas de aplicación que se traducen en resultados positivos para las empresas. Tal es el caso del Benchmarking.
El Benchmarking nace, como herramienta gerencial, en Estados Unidos hacia finales de los sesenta, como un modelo que buscaba “aprender de todos”; identificando y mejorando procesos ya establecidos por otras empresas, y basados en este conocimiento poder logra el objetivo propuesto.
El Benchmarking fue aplicado por una empresa norteamericana llamada Xerox Corporation en los años 80. Esta empresa que simplificó las vidas de las organizaciones, mediante la xerografía, disfrutó durante varios años del monopolio en la industria copiadora. La certeza de un crecimiento año tras año dio como evidente resultado una empresa arrogante, torpe y feliz; cosa lo cual no conforma una peligrosa combinación, generando como consecuencia, con el transcurrir de los años, disminuciones progresivas de participación en el mercado, creando un futuro incierto para la empresa.
Inicialmente, Benchmarking fue utilizado por Xerox Corporation para contrarrestar a sus competidores japoneses durante la década de los ochenta, comenzó a partir de una crisis competitiva. En 1979, compañías japonesas como Minolta, Ricoh y Canon comenzaron a vender fotocopiadoras en E.U.A. a precios más bajos que los costos de producción de Xerox y, de esta manera, la siempre poderosa Corporación Xerox estuvo al borde del colapso. Para la misma época, el presidente de Canon afirmaba en un artículo de Fortune que su compañía estaba emprendiendo una guerra total contra Xerox para sacarla del mercado. Para Charles Christ, presidente de Xerox en esos años, toda esa situación lo hizo comprender que tenía el problema más grave de toda la historia de la corporación.
Como respuesta a la trágica realidad, Christ envió un equipo de personas de manufactura a Japón a estudiar, en gran detalle, los procesos, el producto y los materiales de su afiliado extranjero Fuji-Xerox y otras empresas.
La visita confirmó que Xerox estaba muy lejos del benchmark, Xerox tenía nueve veces más suplidores y dos veces más empleados; el tiempo de entrega de los productos era dos veces más largo; las líneas de producción tenían diez veces más partes defectuosas y sus productos tenían siete veces más defectos de manufactura. Sin embargo, la misma significó para Xerox una ventana a la competencia e indicó objetivos de desempeño específicos más que algún supuesto de lo que debería ser hecho.
De esta manera, Xerox decidió arriesgarse con Benchmarking. Los resultados fueron asombrosos: la calidad de los productos pasó de 91 defectos en 100 máquinas a sólo catorce defectos; el número de partes malas en la línea pasó de treinta mil por millón de partes a mil trescientos por millón; los costos de manufactura disminuyeron en cincuenta por ciento y el tiempo de desarrollo de productos disminuyó en sesenta y seis por ciento.
Así, a partir de los éxitos consecutivos, la alta gerencia exigió en toda la organización aplicar estudios de Benchmarking. Para los últimos años de los ochenta, cada unidad de negocio de Xerox tenía un gerente de Benchmarking a tiempo completo. Aún en los departamentos más pequeños, tales como Recursos Humanos, las personas tenían asignado parte de su tiempo a estudios de Benchmarking.
El mayor indicador de las mejoras logradas por Xerox ocurrió en 1989 cuando la compañía recibió el Premio de Calidad Malcolm Baldrige y, entre otras cosas, los jueces que le dieron ese honor explicaron que su programa de Benchmarking había sido un importante factor para tal decisión. Para Camp, todas las compañías toman sus órdenes y las despachan según características comunes y, debido a eso, Xerox se podía comparar con compañías de otras industrias. De hecho, las prácticas de negocio son prácticas de negocio y, además, al escoger compañías de otras industrias era más probable que estuvieran dispuestas a compartir la información.
El Benchmarking se reconoce como el proceso continuo de comparación entre los procesos, productos y servicios de las organizaciones, frente a los de los competidores o compañías reconocidas como líderes, permitiendo con esto identificar y adoptar prácticas exitosas para el mejor desarrollo de la empresa.
Para diferentes autores el Benchmarking es:
Es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria. (David T. Kearns)
Es el proceso sistemático y contínuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el próposito de realizar mejoras organizaciones. (Michael J. Spendolini)
Es la busqueda de las mejores prácticas de la industria que conducen a un desempeño excelente. (Robert C. Camp)
Es el proceso sistemático y continuado que emprende una empresa concreta para aprender de las mejores a nivel mundial mediante la evaluación comparativa de productos, servicios, procesos, métodos, procedimientos, estrategias. (Jose M. Viedma)
El Benchmarking no es:
Entre las ventajas del Benchmarking se encuentran:
Entre las desventajas del Benchmarking se encuentran:
El Benchmarking tiene como características, entre muchas otras, las siguientes:
Benchmarking ha sido presentado como una herramienta para la mejora de las prácticas dentro de los negocios para llegar a ser más competitivos en un mercado que con el pasar del tiempo se ha vuelto más difícil, sin embargo hay ciertos aspectos importantes que pertenecen a dicha herramienta.
5.1. Calidad:
La calidad, se refiere al nivel de valor creado de los productos para el cliente sobre el costo de producirlos. El benchmarking, dentro de este aspecto, puede ser muy importante para saber la forma en que las otras empresas forman y manejan sus sistemas de calidad, aparte de poder ser usado desde un punto de vista de calidad conforme a la calidad percibida por los clientes, la cual es determinada por la relación con el cliente, la satisfacción del mismo y por último la comparaciones con la competencia. También se puede ver el aspecto de la calidad conforme a lo que se llama calidad relativa a normas, la cual se refiere a diseñar sistemas de calidad que aseguren que la calidad resultante de los mismos se apegará o cumplirá con especificaciones y estándares predeterminados, lo cual se puede hacer a través de revisar el proceso de desarrollo y diseño, los procesos de producción y distribución y los procesos de apoyo como contabilidad, finanzas, entre otros. Por último dentro del aspecto de calidad se encuentra lo referente al desarrollo organizacional en base a que tanto se enfoquen en lo que hacen, en el desarrollo del recurso humano, en el compromiso e involucramiento del mismo, así como en el entrenamiento.
5.2. Productividad:
El benchmarking de productividad es la búsqueda del éxito en las áreas que controlan los recursos de entrada, dicha productividad puede ser expresada por el volumen de producción y el consumo de recursos los cuales pueden ser costos o capital.
5.3. Tiempo:
Simboliza la dirección del desarrollo industrial en los años recientes. Flujos más rápidos en ventas, administración, producción y distribución reciben mayor atención ya que son un factor fundamental para la mejora de la productividad y competencia. Varios programas enfocados en el tiempo, han demostrado ser una habilidad espectacular para recortar los tiempos de entrega.
6.1. Benchmarking Interno:
Se entiende por Benchmarking interno a las operaciones de comparación que se pueden efectuar dentro de una misma organización. Esto, en general, es aplicable a grandes compañías, donde se busca ver qué procesos dentro de la misma compañía son más eficientes y eficaces. Se puede de esta forma establecer patrones de comparación con departamentos o secciones, éstos se toman como estándar para iniciar procesos de mejora continua. Luego de esto es necesario un chequeo interno de los estándares de la organización, para determinar formas potenciales de mejorar la eficiencia, para luego comparan parámetros entre distintas ubicaciones de una misma organización. Este proceso de comparación sirve para que las organizaciones puedan aprender de los mejores, de sus buenas prácticas, de aquellos puntos difíciles que pueden ser solventados y que de hecho lo son por algunos empleados, al margen de la doctrina oficial de la empresa.
6.2. Benchmarking Externo:
Este Benchmarking se subdivide en dos categorías:
6.2.1. Benchmarking competitivo:
Es la comparación de los estándares de una organización, con los de otras empresas (competidoras). Este suele ser el más conocido por las empresas. Los competidores directos de productos son contra quienes para las organizaciones resulta más obvio llevar a cabo el benchmarking. Cualquier investigación de benchmarking debe mostrar cuales son las ventajas y desventajas comparativas entre los competidores directos. Consiste en efectuar pruebas de comparación así como investigaciones que permita a la organización conocer todas las ventajas y desventajas de los competidores más directos. Dependiendo del origen de la información podemos distinguir en los siguientes tipos:
6.2.1.1. Directo:
Se recopila información de la competencia directamente, a través de antiguos empleados de la misma, de proveedores y de clientes.
6.2.1.2. Indirecto:
Se recopila información de la competencia por vías indirectas, como por ejemplo internet, publicaciones, catálogos, estudios de sus productos, entre otros.
6.2.1.3. Cooperativo:
Se trata de intercambiar información con empresas competidoras. Sin embargo difícilmente se lleva a cabo. Si no se puede establecerse procesos de benchmarking con la competencia debido al carácter competitivo, lo que se busca es encontrar empresas del mismo sector que no sean competencia, o que siendo de otros sectores puedan tener problemáticas muy semejantes.
6.2.2. Benchmarking genérico:
Algunas funciones o procesos en los negocios son las mismas con independencia en las disimilitudes de las industrias, por ejemplo el despacho de pedidos. El beneficio de esta forma de benchmarking, la más pura, es que se pueden descubrir prácticas y métodos que no se implementan en la industria propia del investigador. Este tipo de investigación tiene la posibilidad de revelar la mejor de las mejores prácticas. Es la comparación de los niveles de logros de una organización, con lo mejor que exista en cualquier parte del mundo, sin importar en qué industria o mercado se encuentre. Consiste en la comparación de funciones o procesos afines con independencia del sector al que pertenecen sus empresas. Existen funciones y procesos que pueden ser idénticos en empresas de sectores y actividades diferentes. Así, departamentos de contabilidad, facturación, control de stocks, logística, entre otros, de otras empresas, pueden mostrar similitudes con la empresa en estudio, así que también puede parecer lógica la comparación de las mejores prácticas de estas empresas y la adecuación a nuevos sistemas o procesos de mejora.
6.3. Benchmarking funcional:
Identifica la práctica más exitosa de otra empresa, sea o no competidora, pero que se considera líder en un área específica de interés. En muchos casos se puede utilizar información compartida entre empresas de diferentes sectores. Se lleva a cabo entre empresas de un mismo sector, pero que prestan servicios o suministran productos que no son competitivos directamente entre sí. Por tanto, el benchmarking funcional es aquel que comprende la identificación de productos, servicios y procesos de trabajo de organizaciones que podrían ser y no son competidoras directas de su organización. El objetivo del benchmarking funcional es identificar las mejores prácticas de cualquier tipo de organización que posea una reputación de excelencia en el área específica que se esté sometiendo a benchmarking. Este tipo de benchmarking se puede enfocar en cualquier organización de cualquier industria.
La técnica del Benchmarking es utilizada por muchas organizaciones cuando se quiere implementar un cambio en determinados procesos, que están, altamente ligados a la consecución de estándares de calidad y mejores prácticas estimadas a escala global. Todo esto sumado al ritmo innovador de hoy en día y las mejoras que se presentan permanentemente en los sistemas tecnológicos y servicios, establece que el Benchmarking se constituya como una práctica de permanente evolución y alcances pendientes.
La utilización de la técnica del Benchmarking es adecuada usarse cuando se presenten situaciones como:
Cuando el Benchmarking es aplicado en una organización, se consiguen múltiples beneficios. Se logra un mayor entendimiento de las dinámicas de los productos, se logra un mayor entendimiento acerca de las necesidades de los consumidores, se maximiza los objetivos y los niveles de desempeño de acuerdo a las expectativas, genera incentivos a los equipos profesionales, la organización alcanza un mayor conocimiento y compresión sobre los competidores y la dinámica, entre otros.
No solo los resultados conforman la importancia de un Benchmarking, es decir, no se compara simplemente para determinar los errores propios o lo éxitos ajenos, el objetivo de esta técnica va mas allá de dichas respuestas. El Benchmarking pretende causar un impacto valiéndose de estas comparaciones, que claramente evidencias las falencias de los procesos propios por sobre la eficiencia de los procesos ajenos. Cuando el Benchmarking se emplea, se usa como una herramienta útil, no denigrante, del cual se pretende aprender y tomar iniciativas para realizar los cambios que conduzcan al éxito.
El Benchmarking no es fácil, previamente a su desarrollo se deberían tomar en cuenta ciertas cosas para lograr el éxito:
En la informática se emplea el uso de la palabra Benchmark, para describir una técnica utilizada para medir el rendimiento de un sistema o componente del mismo. Un benchmark es el resultado de la ejecución de un programa informático o un conjunto de programas en una máquina, con el objetivo de estimar el rendimiento de un elemento concreto, y poder comparar los resultados con máquinas similares. Un benchmark, también podría ser realizado en cualquiera de los componentes de un ordenador, ya sea CPU, RAM, tarjeta gráfica, entre otros. Puede ser dirigido específicamente de igual forma, a una función dentro de un componente, por ejemplo, la unidad de coma flotante de la CPU; o incluso a otros programas.
La tarea de ejecutar un benchmark originalmente se reducía a estimar el tiempo de proceso que lleva la ejecución de un programa (medida por lo general en miles o millones de operaciones por segundo). Con el correr del tiempo, la mejora en los compiladores y la gran variedad de arquitecturas y situaciones existentes convirtieron a esta técnica en toda una especialidad. La elección de las condiciones bajo la cual dos sistemas distintos pueden compararse entre sí es especialmente ardua, y la publicación de los resultados suele ser objeto de candentes debates cuando éstos se abren a la comunidad.
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